Was es ist
Terms of Business, manchmal auch Terms of Business Agreement oder ToBA genannt, ist der unterschriebene Geschäftsvertrag zwischen einer Recruitment-Agentur und einem Kunden, der regelt, wie eine Platzierung bezahlt wird. Er legt den Fee-Prozentsatz oder die Fee-Struktur fest, den Garantiezeitraum, innerhalb dessen bei Ausscheiden des platzierten Kandidaten ein Ersatz oder eine Rückerstattung fällig wird, die Rebate-Staffel selbst und die Zahlungsbedingungen, meist eine feste Anzahl Tage ab Rechnung oder Startdatum.
Terms of Business werden einmal festgelegt, auf Ebene der Kundenbeziehung, nicht für eine einzelne Vakanz. Ein großer Kunde mit einer PSL hat üblicherweise einen einzigen Satz Rahmenkonditionen, der für jeden Consultant und jeden Desk der Agentur gilt, und jeder folgende Job Order verweist einfach darauf. Ein Einzelkunde für eine einmalige Retained- oder Contingency-Suche bekommt eigene, für dieses Mandat maßgeschneiderte Konditionen.
Keine unterschriebenen Terms of Business, keine rechtliche Grundlage zu fakturieren, egal wie viel die Platzierung am Ende wert war.
Warum es zählt
Ohne unterschriebene Terms of Business hat eine Agentur keine rechtliche Grundlage, überhaupt zu fakturieren, egal wie die Suche ausgeht. Ein Consultant, der ein Briefing nur auf mündliche Zusage hin bearbeitet, ist exponiert: Der Kunde kann die Fee anfechten, den Garantiezeitraum bestreiten oder die Zahlung schlicht verweigern, und die Agentur hat nichts Unterschriebenes, worauf sie sich berufen kann. Terms of Business sind kein Papierkram, der der eigentlichen Arbeit angehängt wird, sie sind das Fundament, das die eigentliche Arbeit überhaupt einforderbar macht.
Der Fee-Prozentsatz und der Garantiezeitraum verändern maßgeblich, was eine Platzierung tatsächlich wert ist und wie viel Risiko die Agentur trägt. Ein kürzerer Garantiezeitraum, eine engere Rebate-Staffel oder eine niedrigere Fee verringern alle, was die Agentur netto aus einer Platzierung zieht, auch wenn die genannte Fee genauso hoch klingt wie bei jedem anderen. Weil diese Konditionen einmal verhandelt und dann für jeden folgenden Job Order wiederverwendet werden, zahlt es sich über jedes künftige Mandat mit diesem Kunden aus, sie gleich zu Beginn richtig zu setzen.
Wie boilr das übernimmt
boilr entwirft oder verhandelt keinen Vertrag, das bleibt ein Gespräch zwischen Consultant und Kunde, aber es sorgt dafür, dass Business Development der kommerziellen Realität nie vorauseilt. Der Account-Status zeigt, ob unterschriebene Terms of Business vorliegen, sodass ein Consultant, der auf ein aktives Buying Signal reagiert, immer weiß, ob der Kunde einer ist, für den gerade eine Rechnung gestellt werden kann, oder einer, bei dem erst noch Papierkram nötig ist, bevor eine Fee verdient wird.
Der Status der Terms of Business liegt im Company Brain neben Fee-Prozentsatz, Garantiezeitraum und Zahlungsbedingungen, sodass der ganze Desk die geltenden Konditionen eines Kunden sieht, nicht nur der Consultant, der sie ursprünglich verhandelt hat. Wird ein Job Order gegen einen Account ohne unterschriebene Terms of Business angelegt, flaggt boilr die Lücke, sodass sie vor der Platzierung geschlossen wird und nicht erst beim Fakturieren auffällt.
